Grup otel rezervasyonu, aynı etkinliğe katılan ekip için oda bloğu ayrılıp yönetilmesidir. Capavia oda listesi, opsiyon ve faturayı tek elden yürütür.
Grup otel rezervasyonu, aynı eğitim, toplantı, lansman veya teşvik programına katılan bir ekip için bir ya da birkaç otelde toplu oda ayrılmasını, oda listesinin, opsiyon tarihlerinin ve faturalandırmanın tek merkezden yönetilmesini kapsayan konaklama hizmetidir. Capavia otellerden grup teklifi alır ve sözleşme koşullarını sizin adınıza karşılaştırır. Katılımcı listesindeki her değişikliği otelle eşzamanlı günceller.
Grup otel rezervasyonu hangi durumlarda gerekir?
Oda sayısı arttığında oteller bireysel rezervasyon yerine grup sözleşmesiyle çalışır; fiyat, ödeme ve iptal kuralları da buna göre değişir. Bu kuralları bilmeden yapılan bir grup rezervasyonu, kullanılmayan odalar için ödeme yapılması gibi beklenmedik maliyetler doğurabilir.
- Bölge toplantısı veya bayi buluşması için farklı şehirlerden çalışan bir araya getiren şirketler
- Çok günlük eğitim ve oryantasyon programı düzenleyen İK ekipleri
- Ürün lansmanı ve teşvik gezisi planlayan pazarlama birimleri
- Saha projesinde belirli bir dönem birlikte konaklayacak teknik ekipler
Grup konaklama hizmetimiz neleri kapsar?
Otel taraması ve grup teklifleri
Etkinlik yeri, katılımcı sayısı, oda tipi dağılımı ve bütçe üzerinden uygun oteller belirlenir. Teklifler oda fiyatının yanında toplantı salonu, yemek ve varsa ücretsiz oda uygulaması gibi kalemler açısından da karşılaştırılır. Böylece kişi başı toplam maliyet net olarak görülür. Etkinlik mekânı otelin kendisi değilse, otel ile mekân arasındaki yürüme mesafesi veya servis ihtiyacı da karşılaştırmaya dahil edilir.
Sözleşme, opsiyon ve bırakma tarihleri
Grup sözleşmelerinde odaların hangi tarihe kadar ücretsiz bırakılabileceği, depozito takvimi ve iptal kademeleri belirlenir. Capavia bu tarihleri takvime işler. Kesinleşmeyen odalar son tarihten önce otele bildirilerek gereksiz ödemenin önüne geçilir.
Oda listesi ve oda paylaşımı
Tek veya çift kişilik oda tercihleri, oda paylaşacak katılımcıların eşleştirilmesi ve erişilebilir oda ihtiyaçları liste üzerinde yönetilir. Son liste girişten önce otele gönderilir ve kayıtlar isim bazında teyit edilir.
Giriş günü koordinasyonu
Katılımcıların farklı saatlerde gelmesi durumunda erken giriş, bagaj muhafazası ve oda kartlarının önceden hazırlanması otelle planlanır. Gerekirse karşılama masası ve havalimanı transferleri aynı programa bağlanır.
Birden fazla otele dağılan gruplar
Katılımcı sayısı tek bir otelin kapasitesini aştığında veya bütçe farklı oda standartları gerektirdiğinde grup, birbirine yakın birkaç otele bölünür. Bu durumda her otelin sözleşme tarihleri ayrı ayrı izlenir ve oteller arası ulaşım programa eklenir.
Faturalandırma ve masraf ayrımı
Oda bedelleri ile kişisel harcamaların ayrılması, faturanın maliyet merkezine göre bölümlenmesi ve etkinlik sonrası mutabakat Capavia tarafından yürütülür. Otelin son faturası, sözleşmedeki fiyat ve kullanılan oda gecesiyle karşılaştırılarak kontrol edilir.
Oda bloğu modelleri nasıl karşılaştırılır?
| Model | Nasıl işler? | Risk | Uygun olduğu durum |
|---|---|---|---|
| Opsiyonlu oda bloğu (allotment) | Odalar belirli bir tarihe kadar tutulur; kullanılmayanlar bu tarihten önce bırakılabilir | Bırakma tarihi kaçırılırsa ücret doğabilir | Katılımcı sayısı henüz kesinleşmemiş etkinlikler |
| Garantili blok | Oda sayısı baştan kesinleşir ve ödeme taahhüt edilir | Katılım düşse de ödeme yapılır | Listesi belli, zorunlu katılımlı programlar |
| Ayrı ayrı rezervasyon | Her oda bağımsız olarak ayrılır | Aynı otelde yer kalmayabilir, fiyatlar farklılaşabilir | Küçük ve esnek ekipler |
Kesin koşullar otelin grup politikasına ve sezona göre değişir; sözleşme öncesinde yazılı olarak paylaşılır.
Grup konaklamasında en sık yapılan hatalar nelerdir?
- Katılımcı sayısını kesinleşmeden garantili blok olarak bağlamak
- Bırakma tarihini takip etmeyip kullanılmayan odalar için ödeme yapmak
- Oda paylaşım bilgisini otele geç iletmek ve girişte oda karmaşası yaşamak
- Kişisel harcamaları ana faturadan ayırmayıp etkinlik sonrası uzun mutabakat sürecine girmek
Bu hataların çoğu, sözleşme maddelerinin baştan netleştirilmesi ve tarihlerin tek bir sorumlu tarafından izlenmesiyle önlenebilir.
Grup konaklaması ne kadar önceden planlanmalı?
Tek bir doğru süre yoktur; belirleyici olan şehir, sezon ve aynı tarihlerde o şehirde düzenlenen diğer etkinliklerdir. Fuar, kongre veya tatil dönemine denk gelen tarihlerde uygun oteller hızla dolar ve grup fiyatları yükselir. Etkinlik tarihi ve yaklaşık katılımcı sayısı belli olur olmaz teklif sürecini başlatmak, hem otel seçeneğini hem de pazarlık payını artırır. Katılımcı listesinin kesinleşmesini beklemek gerekmez; opsiyonlu blok bu belirsizliği yönetmek için vardır.
Nasıl çalışır?
- Etkinlik tarihi, yeri, tahmini katılımcı sayısı ve oda dağılımı belirlenir.
- Uygun otellerden grup teklifleri toplanır; koşullar bütçe ve politika açısından karşılaştırmalı sunulur.
- Seçilen otelle sözleşme ve depozito süreci onayınızla tamamlanır.
- Oda listesi kesinleştikçe otele iletilir; değişiklikler opsiyon tarihlerine göre işlenir.
- Konaklama süresince otelle iletişim sürdürülür; çıkıştan sonra fatura mutabakatı ve rapor hazırlanır.
Neden Capavia?
- Uçuş, konaklama ve transferin aynı katılımcı listesi üzerinden planlanabilmesi
- TÜRSAB A Grubu belgesine (no 8086) sahip acente olarak otel sözleşmelerinin kurumunuz adına yürütülmesi
- Sözleşme tarihlerinin takibiyle kullanılmayan oda maliyeti riskinin yönetilmesi
- Etkinlik süresince 7/24 ulaşılabilir operasyon ekibi
- Grubun tamamı için tek fatura veya maliyet merkezine göre ayrıştırılmış faturalama
Grup otel rezervasyonları, Otel Rezervasyonu hizmetimizin bir parçasıdır. Aynı ekibin uçuşları için grup uçuşları, aylarca sürecek saha projeleri için uzun süreli konaklama organizasyonları sayfalarını inceleyebilirsiniz. Toplantı ve etkinlik programının tamamı için konferans ve kurumsal etkinlik yönetimi hizmetimiz devreye girer. Grup teklifi için bize ulaşın.