Kurumsal vize hizmetleri: çalışan vizelerinin seyahat planı, onay akışı ve İK ile koordineli takibi. Capavia ile tüm başvurular tek merkezden yönetilir.
Kurumsal vize hizmeti, şirket çalışanlarının yurt dışı iş seyahatleri için gereken vize başvurularının seyahat planı, onay süreci ve şirket evraklarıyla koordineli biçimde merkezi olarak yönetildiği hizmettir. Capavia vizeyi uçuş ve otelden ayrı bir iş olarak değil, yurt dışı seyahat dosyasının ilk halkası olarak ele alır. Vize süreci tamamlanmadan yapılan bilet ve otel rezervasyonlarında iade ve değişiklik koşulları buna göre seçilir.
Kurumsal vize yönetimi kimler için gerekir?
Tek bir vize başvurusu bireysel olarak yürütülebilir. Ancak düzenli yurt dışı seyahati olan bir şirkette pasaport geçerlilikleri, vize bitiş tarihleri ve şirket evrakları sürekli takip gerektirir. Merkezi vize yönetimi özellikle şu kurumlar için fark yaratır:
- Yurt dışı fuar, müşteri ziyareti ve proje görevlendirmesi sık olan şirketler
- Yurt dışındaki projelere dönemsel olarak ekip gönderen organizasyonlar
- Aynı dönemde birden fazla çalışan için başvuru hazırlayan İK ve idari işler ekipleri
- Vize sonucu belli olmadan uçuş ve otel planlamak zorunda kalan seyahat yöneticileri
- Görev yazısı, davet mektubu ve şirket belgelerini her başvuruda baştan hazırlamak istemeyen kurumlar
Program içinde vize hizmeti neleri kapsar?
Bu sayfa vize sürecinin kurumsal seyahat programıyla bağlantısını anlatır. Vize türleri ve başvuru belgeleri için Vize Hizmetleri sayfasına, iş amaçlı başvuruların ayrıntıları için iş vizesi sayfasına bakabilirsiniz.
Seyahat planıyla senkronize vize takvimi
Başvuru tarihi, randevu ve olası değerlendirme süresi seyahat tarihinden geriye doğru planlanır. Aynı dönemde birden fazla çalışanın başvurusu varsa randevular birlikte organize edilir. Uçuş ve otel, vize sonucu kesinleşene kadar değişiklik ve iptal koşulları gözetilerek rezerve edilir; böylece ret ya da gecikme durumunda oluşacak maliyet sınırlı kalır.
Şirket evraklarının merkezi yönetimi
Görev yazısı, davet mektubu, şirket sicil belgeleri ve imza sirküleri gibi kurumsal evraklar her başvuru için yeniden toplanmaz; güncel tutulan bir set üzerinden ilerlenir. Yeni bir ülke için hazırlanan ilk dosya, sonraki başvurularda başlangıç noktası olarak saklanır. Hangi belgenin ne zaman yenilenmesi gerektiği takip edilir ve konsoloslukların güncel şartları her başvuruda ayrıca kontrol edilir.
Çalışan pasaport ve vize takibi
Sık seyahat eden çalışanların pasaport geçerlilik tarihleri ile çok girişli vizelerin bitiş tarihleri kayıt altında tutulur. Süresi dolmak üzere olan belgeler için İK ve seyahat yöneticisi önceden bilgilendirilir; böylece acil bir görevlendirmenin belge eksikliğine takılma riski azalır.
Onay ve maliyet bağlantısı
Vize başvurusu, seyahat talebinin onay akışına bağlanır; vize ücretleri ve hizmet bedelleri ilgili maliyet merkezine kaydedilir. Böylece vize harcaması da diğer seyahat kalemleriyle aynı raporda görünür. Seyahat yöneticisi, onaylanmış bir yurt dışı seyahatin vize aşamasında nerede beklediğini ayrıca sormak zorunda kalmaz.
Nasıl çalışır?
- Talep ve ön değerlendirme: Seyahat talebiyle birlikte destinasyon, seyahat amacı ve yolcunun pasaport ile mevcut vize durumu kontrol edilir.
- Onay ve planlama: Seyahat onaylandığında başvuru takvimi çıkarılır; uçuş ve otel bu takvime göre esnek koşullarla planlanır.
- Evrak hazırlığı: Kişisel ve kurumsal belgeler kontrol listesiyle toplanır, ilgili ülkenin güncel şartlarına göre düzenlenir.
- Randevu ve başvuru: Randevu, ilgili ülkenin başvuru kanalı üzerinden alınır; yolcu başvuru gününde yanında bulunması gereken belgeler konusunda bilgilendirilir.
- Sonuç ve seyahat: Başvuru izlenir; sonuç geldiğinde rezervasyonlar kesinleştirilir veya gerekirse yeniden planlanır, kayıtlar raporlara işlenir.
Vize sürecinde kim ne yapar?
Vize süreci; çalışan, kurum ve acente arasında paylaşılan bir iştir. Rollerin baştan netleşmesi, eksik evrak nedeniyle kaybedilen zamanı azaltır:
| Adım | Çalışan | İK / seyahat yöneticisi | Capavia |
|---|---|---|---|
| Seyahat talebi | Destinasyon ve tarihleri bildirir | Talebi onaylar | Vize gerekliliğini ve takvimi değerlendirir |
| Evrak hazırlığı | Kişisel belgelerini sağlar | Görev yazısı ve şirket belgelerini sağlar | Kontrol listesini hazırlar, eksikleri bildirir |
| Başvuru | Randevuya katılır | Süreci takip eder | Randevuyu planlar, dosyayı kontrol eder |
| Sonuç | Pasaportunu teslim alır | Durumu raporda görür | Rezervasyonları kesinleştirir, kayıtları günceller |
Vize reddi veya gecikmesi durumunda ne olur?
Vize kararı yalnızca ilgili ülkenin makamlarına aittir; hiçbir acente sonucu garanti edemez. Programın görevi, olumsuz bir sonucun seyahat planına ve bütçeye etkisini sınırlamaktır:
- Uçuş ve otel rezervasyonları, koşulları elverdiği ölçüde değiştirilir veya iptal edilir
- Ret gerekçesi incelenir; yeniden başvuru mümkünse yeni takvim çıkarılır
- Seyahat yöneticisi ve onaycı, değişen tarih ve maliyetten zamanında haberdar edilir
- Oluşan iptal ve değişiklik bedelleri ilgili maliyet merkezine ayrıca raporlanır
Neden Capavia?
- Vize, uçuş ve otelin aynı seyahat dosyasında ve aynı ekip tarafından planlanması
- Kurumsal evrak setinin güncel tutulması ve sonraki başvurularda yeniden kullanılması
- Seyahat yöneticisi ve İK için başvuru durumlarının görünürlüğü
- Acil görevlendirmelerde 7/24 ulaşılabilir operasyon ekibi (444 0 977)
- Vize harcamalarının tek fatura düzeninde raporlanması
- TÜRSAB A Grubu seyahat acentası, belge no 8086
Vize hizmeti, kurumsal seyahat yönetimi programında yurt dışı seyahatlerin ilk adımıdır. Vize takvimine göre uçuşların nasıl planlandığını uçak bileti rezervasyon hizmetleri, başvurunun bağlandığı onay akışını iş seyahati onay süreçleri sayfasında inceleyebilirsiniz. Çalışanlarınızın iş dışı seyahatleri için turistik vize ve aile ve arkadaş ziyareti vizesi sayfaları da bilgi sunar. Vize süreçlerinizi merkezileştirmek için bizimle iletişime geçin.