Etkinlik teknolojisi ve destek: sahne, ses, ışık, simultane tercüme, hibrit yayın ve markalama. Capavia kurulumdan söküme teknik ekibi tek planda yönetir.
Etkinlik teknolojisi ve destek, bir toplantı veya kongrenin sahne, ses, ışık, görüntü, tercüme ve dekorasyon altyapısının planlanıp kurulması ve etkinlik boyunca işletilmesi hizmetidir. Capavia teknik ihtiyacı program akışından çıkarır; ekipman listesini, kurulum takvimini ve sahadaki teknik ekibi mekânla birlikte koordine eder.
Etkinlik teknolojisi desteğine hangi durumlarda ihtiyaç duyulur?
Mekânın standart donanımı; büyük salonlarda, çok dilli oturumlarda, uzaktan katılımcıların bulunduğu programlarda veya marka görünürlüğünün önemli olduğu etkinliklerde çoğu zaman yetersiz kalır. Aşağıdaki durumlarda ayrı bir teknik plan yapılması önerilir:
- Kalabalık genel oturumlar veya aynı anda birden fazla paralel salon
- İki veya daha fazla dilde yürütülen konuşmalar
- Çevrimiçi katılımcıların da izlediği hibrit veya canlı yayınlı etkinlikler
- Ürün lansmanı, ödül töreni ve gala gecesi gibi sahne şovu içeren programlar
- Otel salonu dışında, açık alanda veya alışılmadık mekânlarda yapılan kurulumlar
Etkinlik teknolojisi hizmetimiz neleri kapsar?
Sahne, ses ve ışık çözümleri
Sahne ölçüsü, kürsü ve panel düzeni salonun kapasitesine ve izleyicinin görüş açısına göre belirlenir. Ses sistemi, konuşma ağırlıklı oturumlar ile müzikli gece programları için farklı ayarlanır; el ve yaka mikrofonlarının sayısı konuşmacı listesinden hesaplanır. LED ekran veya projeksiyon, ışık tasarımı ve sahne arkası görüntü akışı prova sırasında test edilir.
Profesyonel konferans tercümanları
Simultane tercümede konuşma eşzamanlı olarak başka dile aktarılır ve kabin, verici ile kulaklık gerekir; ardıl tercümede ise konuşmacı durakladıkça çeviri yapılır ve ek ekipman çoğu zaman gerekmez. Konunun terminolojisine hâkim konferans tercümanları, yoğun bir iş yürüttükleri için genellikle dönüşümlü çalışan ekipler halinde planlanır. Sunumlar ve konuşma metinleri tercümanlara önceden iletildiğinde terim tutarlılığı artar.
Mekân dekorasyonu ve markalama
Karşılama alanı, kayıt masası, sahne fonu, yönlendirme tabelaları ve fotoğraf köşesi aynı görsel dil içinde tasarlanır. Baskı malzemeleri, mekânın asma ve sabitleme kurallarına uygun ölçülerde üretilir. Kurulumun gece veya sabah erken saatlerde yapılacağı durumlarda mekâna erişim saatleri önceden yazılı olarak teyit edilir. Fon ve stant malzemelerinde tekrar kullanılabilir sistemler tercih edildiğinde, sonraki etkinliklerde hem maliyet hem atık azalır.
Teknik ekipte kimler görev alır?
Ekibin büyüklüğü etkinliğin ölçeğine göre değişir; küçük bir toplantıda birkaç rol tek kişide birleşebilirken büyük bir kongrede her biri ayrı uzmanlık gerektirir. Tipik bir teknik ekipte şu roller bulunur:
- Sahne yöneticisi: oturum akışını, konuşmacı girişlerini ve zamanlamayı yönetir
- Ses teknisyeni: mikrofonları, salon sesini ve kayıt alınacaksa ses kaydını yönetir
- Işık ve görüntü operatörü: ışık sahnelerini, ekran içeriğini ve sunum geçişlerini yönetir
- Yayın sorumlusu: hibrit etkinliklerde kamera, yayın bağlantısı ve çevrimiçi katılımcı akışını izler
- Tercüme sistemi teknisyeni: kabinleri, vericileri ve kulaklık dağıtımını takip eder
Nasıl çalışır?
- Teknik brief: Program akışı, salon planı, konuşmacı sayısı, diller ve yayın ihtiyacı toplanır.
- Mekân keşfi ve uygunluk: Elektrik kapasitesi, tavan yüksekliği, asma noktaları ve internet altyapısı mekânla birlikte kontrol edilir.
- Teklif ve onay: Ekipman listesi, ekip sayısı ve kurulum takvimi kalem kalem sunulur; bütçe onayına göre son hali verilir.
- Kurulum ve prova: Ekipman kurulur, ses ve görüntü testleri yapılır, konuşmacılarla teknik prova gerçekleştirilir.
- Etkinlik yönetimi: Teknik ekip oturum boyunca rejide görev alır; sunum geçişleri, mikrofonlar ve yayın akışı izlenir.
- Söküm ve kapanış: Ekipman mekânın belirlediği sürede sökülür, kullanılan hizmetler raporlanır.
Etkinlik formatına göre hangi teknik altyapı gerekir?
| Format | Temel teknik bileşenler | Dikkat edilmesi gerekenler |
|---|---|---|
| Yüz yüze | Sahne, ses, ışık, projeksiyon veya LED ekran | Salon akustiği ve izleyicinin görüş açısı |
| Hibrit | Yüz yüze bileşenlere ek olarak kamera, yayın masası ve canlı yayın altyapısı | Bağlantının sürekliliği, uzaktaki katılımcının soru sorabilmesi |
| Çevrimiçi (sanal) | Çekim düzeni, yayın yazılımı ve moderasyon | Konuşmacıların bağlantı ve ses kalitesi, oturum süresi |
Teknik planlamada en sık yapılan hatalar nelerdir?
Teknik aksaklıkların çoğu ekipmandan değil, planlama eksikliklerinden kaynaklanır. Aşağıdaki maddeler, kurulum takviminde baştan ele alındığında önlenebilir:
- Prova süresinin programa ayrıca yazılmaması
- Sunum dosyalarının farklı formatlarda ve son dakikada teslim edilmesi
- Mekânın internet bağlantısının canlı yayın için yeterli olduğunun test edilmeden varsayılması
- Konuşmacı sayısına göre yedek mikrofon ayrılmaması
- Kurulum ve söküm saatlerinin mekân sözleşmesine işlenmemesi
Neden Capavia?
- Teknik plan, konuşmacıların uçuş ve konaklama programıyla aynı takvimde yürütülür; geliş saatleri ile prova saatleri çakışmaz.
- TÜRSAB A Grubu (belge no 8086) ve IATA akredite acente kimliğiyle etkinliğin seyahat tarafını da aynı ekip üstlenir.
- Ekipman ve ekip planı, etkinliğin büyüklüğüne göre ölçeklenir; gereksiz kalemler teklife girmez.
- 7/24 operasyon hattı, kurulum gecesi ve etkinlik günü dahil kesintisiz iletişim sağlar.
- Teknik ve seyahat kalemleri tek sözleşme ve tek fatura altında raporlanır.
MICE hizmetlerimizin tamamını MICE Destek Hizmetleri sayfasında görebilirsiniz. Teknik altyapının yanında delege seyahatini de planlıyorsanız konferans ve kurumsal etkinlik yönetimi, gala veya ödül gecesi için teşvik ve ekip etkinlikleri sayfalarımıza göz atın. Salon planınızı ve program akışınızı bizimle paylaşın, teknik ihtiyaç listesini birlikte çıkaralım.