İş seyahati onay süreçleri: talep akışı, yetki seviyeleri, bütçe kontrolü ve politika uyumlu rezervasyon. Capavia ile her onay izlenebilir ve kayıtlı.
İş seyahati onay süreci hizmeti, bir seyahat talebinin kim tarafından, hangi sırayla, hangi bütçe ve politika kurallarına göre onaylanacağının tanımlanıp rezervasyon sürecine bağlandığı hizmettir. Capavia onay kurgusunu kurumunuzun organizasyon şemasına ve yetki matrisine göre tasarlar. Amaç, onaylanmamış bir talebin biletlenmesini ve onaylanmış bir talebin gereksiz yere beklemesini önlemektir.
Onay sürecini yeniden tasarlamak hangi durumlarda gerekir?
E-posta zincirleriyle yürüyen onaylar, kimin neyi ne zaman onayladığını belirsizleştirir. Onay geciktiğinde fiyatlar yükselir, onay atlandığında bütçe aşılır. Sorun çoğu zaman onaycılarda değil, akışın yazılı ve tutarlı bir kurala bağlanmamış olmasındadır. Aşağıdaki işaretler, onay akışının yapılandırılması gerektiğini gösterir:
- Seyahat onayları e-posta, mesajlaşma ve telefon arasında dağınık ilerliyor
- Onay beklerken uçuş ve otel fiyatları değişiyor, rezervasyon opsiyonları düşüyor
- Denetim sırasında bir seyahatin onay kanıtı bulunamıyor
- Bütçe sahibi seyahat harcamasından ancak gerçekleştikten sonra haberdar oluyor
- Departmanlar farklı onay pratikleri uyguluyor, aynı tür seyahate farklı kurallar işliyor
- Acil seyahatler için tanımlı bir istisna yolu bulunmuyor
Onay süreçleri hizmetimiz neleri kapsar?
Hizmet üç katmanda ele alınır: talebin nasıl açılacağı, kimin hangi yetkiyle karar vereceği ve kararın rezervasyona nasıl yansıyacağı. Bu katmanlardan biri eksik kaldığında diğerleri de beklenen kontrolü sağlayamaz.
Seyahat talep akışı tasarımı
Talebin hangi bilgilerle açılacağı (seyahat amacı, tarih, destinasyon, maliyet merkezi, proje kodu) ve hangi adımlardan geçeceği belirlenir. Yurt içi ve yurt dışı, kısa ve uzun süreli, bireysel ve grup seyahatleri için farklı akışlar tanımlanabilir. Hedef, onaycının karar vermek için ihtiyaç duyduğu bilgiyi tek seferde ve eksiksiz görmesidir. Karara katkısı olmayan alanlar ise talep açmayı zorlaştırdığı için akıştan çıkarılır.
Yetkilendirme ve bütçe kontrolü entegrasyonu
Onay yetkisi; tutar, unvan, departman ve seyahat türüne göre kademelendirilir. Belirli bir tutarın altındaki politika içi talepler hat yöneticisinin onayıyla ilerlerken, eşiği aşan talepler bütçe sahibine veya finans birimine yönlendirilebilir. Vekâlet kuralları, onaycı izindeyken sürecin durmamasını sağlar. Bütçe sahibi onayını ilgili maliyet merkezinin kalan seyahat bütçesini bilerek verdiğinde, harcama dönem sonunda sürpriz yaratmaz.
Politika uyumlu rezervasyon yönetimi
Onay ile rezervasyon birbirine bağlanır: onaylanan seçenek, onaylandığı koşullarla biletlenir; sonradan yapılan değişiklikler yeniden değerlendirilir. Onaydan sonra fiyat değişirse, fark kurumun belirlediği eşiği aşmadıkça yeniden onay istenmez; eşik aşıldığında onaycı yeni tutarla bilgilendirilir. Politika dışı tercihler gerekçe koduyla kaydedilir. Böylece dönem sonunda hangi istisnaların neden yapıldığı raporlanabilir ve politika gerçek kullanıma göre güncellenebilir.
Nasıl çalışır?
- Keşif: Mevcut onay pratiğiniz, organizasyon yapınız ve seyahat politikanız incelenir; darboğazlar belirlenir.
- Akış ve yetki matrisi tasarımı: Talep alanları, onay kademeleri, tutar eşikleri ve vekâlet kuralları kurumunuzla birlikte netleştirilir.
- Uygulama: Kurallar rezervasyon sürecine işlenir; talepler Cap724 B2B portalı, e-posta veya telefonla açıldığında aynı akıştan geçer.
- Bilgilendirme: Yolculara, asistanlara ve onaycılara yeni akışın nasıl işlediği ve talep anında hangi bilgilerin zorunlu olduğu anlatılır.
- Operasyon: Onay bekleyen talepler fiyat ve opsiyon süresiyle birlikte izlenir; onaycılara zamanında hatırlatma yapılır.
- Denetim ve iyileştirme: Onay süreleri, istisnalar ve politika dışı harcamalar raporlanır; kurallar gerektiğinde güncellenir.
Hangi onay modeli ne zaman uygun?
Tek bir onay modeli her seyahat için doğru değildir. Kurumların çoğu, seyahat türüne ve tutara göre aşağıdaki modelleri birlikte kullanır:
| Onay modeli | Nasıl işler? | Uygun olduğu durum |
|---|---|---|
| Ön onay | Rezervasyon, onaycı kabul etmeden kesinleşmez | Yurt dışı, yüksek tutarlı veya politika dışı seyahatler |
| Bilgilendirmeli otomatik onay | Politika içi talep doğrudan rezerve edilir, yönetici bilgilendirilir | Sık tekrarlanan, düşük tutarlı yurt içi seyahatler |
| Kademeli onay | Tutar veya seyahat türüne göre birden fazla onaycıdan geçer | Bütçe sahibi ile hat yöneticisinin farklı kişiler olduğu yapılar |
| Acil durum istisnası | Rezervasyon hemen yapılır, onay sonradan tamamlanır | Saha arızası veya müşteri krizi gibi bekleyemeyecek seyahatler |
Onaycı karar verirken hangi bilgileri görmeli?
Onay hızını belirleyen en önemli etken, onaycının karar için gereken bilgiye ek yazışma yapmadan ulaşabilmesidir. Capavia'nın tasarladığı akışlarda onay talebi şu bilgileri birlikte taşır:
- Seyahatin amacı ve iş gerekçesi
- Uçuş, otel ve transfer dahil tahmini toplam maliyet
- Politikaya uyum durumu ve varsa sapmanın gerekçesi
- Harcamanın yazılacağı maliyet merkezi veya proje
- Fiyatın ve rezervasyon opsiyonunun geçerlilik süresi
Bu bilgilerden biri eksik olduğunda onaycı talebi reddetmek yerine çoğu zaman bekletir; bekleyen talep de fiyat artışı ve kaçan opsiyon olarak maliyete döner.
Neden Capavia?
- Onay kurgusunun hazır şablon yerine kurumunuzun yetki matrisine göre tasarlanması
- Onay ve rezervasyonun aynı ekip tarafından yürütülmesiyle kopukluğun önlenmesi
- Her talep, onay ve istisnanın tarih ve kişi bilgisiyle kayıt altında tutulması
- Acil seyahatlerde 7/24 operasyon ekibiyle onay sonrası hızlı biletleme
- Taleplerin Cap724 B2B portalı üzerinden izlenebilmesi
- TÜRSAB A Grubu (belge no 8086) ve IATA akredite acente olarak kurumsal sorumluluk
Onay süreçleri, kurumsal seyahat yönetimi programının kontrol katmanıdır. Onaylanan harcamaların bütçeye nasıl yansıdığını masraf yönetimi sayfasında, onaylı uçuşların nasıl biletlendiğini uçak bileti rezervasyon hizmetleri sayfasında bulabilirsiniz. Mevcut onay akışınızı birlikte değerlendirmek için bizimle iletişime geçin.